Sich gut organisiert selbstständig machen
Gewerbe anmelden, Buchhaltung einrichten, Rechnungen schreiben und die ganze Organisation drumherum. Für die meisten ist das kein Herzensthema, sondern eher eine lästige Pflicht. Aber es ist trotzdem wichtig.
Wenn Sie hier nicht den Überblick haben, starten Sie mit einem unguten Gefühl. Dann tauchen Fragen auf: Habe ich an alles gedacht? Ist das so richtig? Mache ich gerade einen Fehler, den ich später bereue?
Die gute Nachricht: Es ist weniger kompliziert als befürchtet!
Dieser Bereich gibt Ihnen einen Überblick über alles, was für Sie relevant ist, wenn Sie ohne großen Kapitalbedarf nebenbei starten möchten. Sie erfahren auch, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen sollten und wo Sie sich bei Bedarf Unterstützung holen können.
Damit Sie sich beruhigt selbstständig machen und sicher sein können, dass Sie an alles gedacht haben.
Die meisten Menschen, die ich begleite, müssen nicht sofort von ihrer Selbstständigkeit leben. Sie haben sich weitergebildet – oft nach einer Krise oder einer tiefen Erkenntnis – und möchten nun langsam in die Selbstständigkeit hineinwachsen. Entweder neben dem Beruf oder weil die Kinder größer geworden sind und plötzlich Raum da ist.
Das ist ein guter Weg. Er lässt Zeit zum Ausprobieren, ohne dass der Druck zu groß wird.
Wer dagegen von Anfang an die Vollselbstständigkeit wählt, braucht eine andere Begleitung: mit Businessplan, Finanzierungsbedarf und einem klaren Plan von Anfang an. Das ist nicht mein Thema. Dieser Bereich richtet sich an Sie, wenn Sie langsam und ohne großen Kapitalbedarf starten möchten.
Anmeldung: Zwei Fragen, die oft verwechselt werden
Die erste Hürde ist oft die Anmeldung selbst. Nicht weil sie kompliziert wäre, sondern weil zwei Fragen immer wieder durcheinandergeraten: Freiberuf oder Gewerbe? Und Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
Das sind zwei völlig unterschiedliche Dinge. Die erste betrifft Ihre Tätigkeit, die zweite die Mehrwertsteuer. Beide werden beim Finanzamt abgefragt, aber sie haben nichts miteinander zu tun. Es lohnt sich, das einmal klar zu haben.
Freiberuf oder Gewerbe?
Diese Frage betrifft Ihre grundsätzliche Tätigkeit. Als Freiberufler arbeiten Sie mit Ihrem Wissen – lehrend, heilend, beratend oder künstlerisch. Beispiele sind Ärzte, Therapeuten und Lehrer. Diese melden sich zu Beginn ihrer Tätigkeit direkt beim Finanzamt an. Das bedeutet in der Praxis:
- Keine Gewerbeanmeldung
- Keine IHK-Pflichtmitgliedschaft
- Keine Gewerbesteuer
Ob Ihre Tätigkeit als freiberuflich gilt, können Sie nicht selbst entscheiden, sondern das entscheidet im Zweifel Ihr zuständiges Finanzamt. Dabei ist wichtig zu wissen, dass diese Entscheidung von Finanzamt zu Finanzamt unterschiedlich ausfallen kann.
Alle anderen betreiben ein Gewerbe. Das bedeutet in der Praxis:
- Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt
- Pflichtmitgliedschaft in der IHK (mit Beitrag je nach Gewinn)
- Gewerbesteuer ab 24.500 Euro Gewinn im Jahr (Stand: März 2026)
Wenn Sie gewerblich tätig sind, melden Sie zu Beginn Ihrer Tätigkeit ein Gewerbe bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt an. Das Gewerbeamt meldet im Anschluss Ihre Tätigkeit automatisch beim Finanzamt, bei der IHK und bei der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft.
Meiner Erfahrung nach gilt für die meisten, die vor Ort mit Menschen arbeiten und keine Heilerlaubnis haben: Sie betreiben ein Gewerbe. Im Zweifel fragen Sie einfach vorab bei Ihrem zuständigen Finanzamt nach, um die Einordnung als Freiberufler oder Gewerbetreibender gemeinsam zu klären.
In beiden Fällen erhalten Sie anschließend von Ihrem zuständigen Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dieser betrifft unter anderem die folgende, zweite Frage.
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
Diese Frage betrifft ausschließlich das Finanzamt und entscheidet darüber, ob Sie Ihren Kunden Mehrwertsteuer berechnen müssen.
Ein Beispiel:
Sie bieten Coaching an und nehmen 100 Euro pro Stunde. Ihre Kunden sind Privatpersonen.
Als Kleinunternehmerin stellen Sie Ihre Rechnung ohne Mehrwertsteuer aus. Ihre Kunden zahlen 100 Euro und Ihnen stehen 100 Euro zur Verfügung.
Jetzt wächst Ihre Selbstständigkeit. Irgendwann überschreiten Sie die Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Jahr (Stand: März 2026) und werden mehrwertsteuerpflichtig. Ab diesem Zeitpunkt kommen auf Ihre 100 Euro noch 19 Prozent obendrauf. Ihre Kunden zahlen dann 119 Euro. Alternativ können Sie den Preis bei 100 Euro belassen und die Steuer selbst tragen. In diesem Fall bleiben Ihnen von den 100 Euro noch etwa 84 Euro. Beides bedeutet einen großen finanziellen Einschnitt, wenn es überraschend kommt.
Wer klein anfängt und sich erst einmal ausprobieren möchte, für den ist die Kleinunternehmerregelung gut geeignet. Wer von Anfang an höhere Umsätze plant, sollte das vorher durchrechnen.
Für die meisten ist die Kleinunternehmerregelung am Anfang die einfachste Lösung. Es gibt jedoch Ausnahmen, zum Beispiel bei hohen Anschaffungen oder wenn Sie überwiegend mit Geschäftskunden arbeiten. Wenn Sie unsicher sind, ob das auf Sie zutrifft, lassen Sie sich am besten beraten, z.B. bei einer Steuerberatung.
Finanzen und Buchhaltung
Rechnungen schreiben, Belege abheften und die Buchhaltung erledigen – das klingt nach viel Papierkram. Am Anfang ist es aber überschaubarer, als viele denken.
In diesem Bereich geht es um drei Dinge:
Ob Sie Quittungen ausstellen oder Rechnungen schreiben müssen, wie Sie Ihre Buchhaltung organisieren und ob Sie ein Geschäftskonto brauchen.
Rechnung, Quittung, Kassenbuch
Wenn Ihr erster Kunde bucht, kommt die Frage: Was stelle ich jetzt aus, eine Rechnung oder reicht eine Quittung?
Das hängt davon ab, wie und wie viel bezahlt wird.
Bei Barzahlung bis 250 Euro reicht eine Quittung, den passenden Quittungsblock erhalten Sie im Schreibwarenhandel. Diesen gibt es in verschiedenen Ausführungen, z.B. auch ohne Mehrwertsteuerausweis speziell für Kleinunternehmer.
Ab 250 Euro oder bei Zahlung per Überweisung brauchen Sie eine Rechnung. Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten: Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Steuernummer, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und eine Beschreibung der Leistung.
Meine Empfehlung: Machen Sie sich von Anfang an mit einem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm vertraut. Viele dieser Programme sind für die ersten Rechnungen kostenlos und bieten später bezahlbare Tarife, wenn Ihre Selbstständigkeit wächst.
Rechnungen müssen nachträglich unveränderbar sein, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Programme erfüllen diese Anforderung automatisch: Sie vergeben fortlaufende Rechnungsnummern und archivieren alles an einem Ort.
Und wenn Sie regelmäßig Bargeld einnehmen? Dann müssen Sie ein Kassenbuch führen. Das muss nicht kompliziert sein, auch da gibt es den passenden Block im Schreibwarenhandel. Die meisten Buchhaltungsprogramme verfügen zudem bereits über eine integrierte Kassenbuchfunktion.
Buchhaltung
Buchhaltung klingt nach mehr, als es am Anfang ist. Als Kleinunternehmerin reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Das bedeutet: Sie halten fest, was reinkommt und was rausgeht. Mehr ist es zunächst nicht.
Dafür gibt es zwei Wege:
Sie machen es selbst. Mit einer guten Excel-Vorlage oder einem Buchhaltungsprogramm ist das überschaubar. Viele Vorlagen und Programme sind bereits so aufgebaut, dass sie die Struktur der EÜR abbilden. So sehen Sie auf einen Blick, was wo eingetragen werden muss. Ich selbst arbeite mit einer Excel-Vorlage. Wer lieber mit einem Programm arbeitet, findet inzwischen viele Angebote, manche mit KI-Unterstützung.
Sie arbeiten mit einer Steuerberatung zusammen. Das muss nicht bedeuten, dass Sie alles abgeben. Fragen Sie lieber, welche Unterlagen Sie selbst vorbereiten können, damit die Zusammenarbeit einfacher und günstiger wird. Wie heften Sie Belege ab? Was liefern Sie in welcher Form? Eine gute Steuerberatung erklärt Ihnen das gerne.
Und die Steuererklärung? Sie kommt einmal im Jahr und kann sich wie eine große Hürde anfühlen. Wenn die laufende Buchhaltung stimmt, ist es jedoch nur noch ein letzter Schritt.
Geschäftskonto bei Ihrer Bank
Sie sind nicht verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu führen. Manche Banken verbieten allerdings die gewerbliche Nutzung eines Privatkontos in ihren AGB, das sollten Sie vorher prüfen. Aber es lohnt sich auch unabhängig davon.
Wenn private und geschäftliche Zahlungen auf demselben Konto eingehen, wird die Buchhaltung schnell unübersichtlich. Und wenn Sie später doch zu einem separaten Geschäftskonto wechseln möchten, müssen alle Kunden über die neue Kontoverbindung informiert werden und Daueraufträge umgestellt werden. Eine saubere Trennung von Anfang an erspart Ihnen diesen Aufwand.
Organisation
Erreichbarkeit, Terminverwaltung, technische Ausstattung – ein paar organisatorische Grundlagen sollten geklärt sein, damit Sie sich nicht verzetteln.
Erreichbar sein
Bevor Sie starten, sollten Sie eine Frage geklärt haben: Wie sind Sie erreichbar? Viele machen sich darüber am Anfang kaum Gedanken.
Meine Empfehlung: Trennen Sie von Anfang an Privates und Berufliches. Eine eigene Nummer für die Selbstständigkeit, eine eigene E-Mail-Adresse.
Wer seine private Handynummer weitergibt, erhält schnell WhatsApp-Nachrichten zu unmöglichen Zeiten. Die Menschen meinen es nicht böse, aber die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmt so schneller als gedacht.
Für die E-Mail-Adresse gilt dasselbe. Mit einer eigenen Domain haben Sie eine E-Mail-Adresse wie post@ihr-name.de statt ihr-name@gmail.com. Das kostet wenig und wirkt professioneller. Das lohnt sich auch, wenn Sie noch keine Website haben. Sie können sich die Domain (inklusive E-Mail-Adresse) jetzt sichern und später für Ihre Website verwenden.
Technik
Sie benötigen ein aktuelles Gerät sowie einen sicheren Umgang mit E-Mails und Dateien. Wer dabei ins Stocken gerät, merkt schnell, wie viel Energie das kostet und wie sehr es einen ausbremsen kann.
Und wenn Technik nicht zu Ihren Stärken gehört, sind Sie in guter Gesellschaft. Wichtig ist, dass Sie jemanden im Hintergrund haben, an den Sie sich wenden können, wenn etwas nicht funktioniert. Wenn Sie diese Unterstützung von Anfang an haben, macht das vieles leichter.
Terminverwaltung
Wie verwalten Sie Ihre Termine? Ein handschriftlicher Kalender, das Smartphone oder ein Online-Buchungstool – alles ist möglich. Wichtig ist, dass Sie sich vorher Gedanken machen. Wenn Sie ein Online-Buchungstool nutzen möchten, sollten Sie dies bei der Wahl Ihres Website-Systems von Anfang an berücksichtigen.
Räumlichkeiten
Viele starten zu Hause. Das ist völlig in Ordnung. Wer zur Miete wohnt, sollte jedoch den Vermieter informieren, bevor die ersten Kunden kommen. In den meisten Fällen ist das kein Problem, aber es sollte geklärt sein.
Absicherung
Auch um Versicherungen, die Rentenversicherung und die Krankenkasse sollten Sie sich frühzeitig kümmern.
Versicherungen, Rente, Krankenkasse
Eine Berufshaftpflichtversicherung ist für viele Berufe sinnvoll, für manche sogar Pflicht. Prüfen Sie, ob Sie eine Berufshaftpflicht benötigen oder ob es sich für Sie lohnt, eine abzuschließen.
Weitere Versicherungen: Neben der Berufshaftpflicht gibt es weitere Versicherungen, die je nach Tätigkeit und persönlicher Situation sinnvoll sein können. Dazu gehören beispielsweise eine Berufsunfähigkeitsversicherung, eine private Unfallversicherung oder eine Rechtsschutzversicherung. Welche davon für Sie wichtig sind, hängt stark vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich am besten beraten, um herauszufinden, welche Versicherungen für Sie wirklich passen.
Rentenversicherung: Für bestimmte selbstständige Tätigkeiten, insbesondere wenn Sie regelmäßig Kurse oder Unterricht anbieten, kann eine Pflichtversicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung bestehen. Das mag ungewöhnlich klingen, ist in der Praxis aber relevant. Es lohnt sich, diese Frage frühzeitig zu klären. Die Deutsche Rentenversicherung bietet dazu kostenlose Beratung an.
Krankenkasse: Solange Sie angestellt sind oder über Ihren Partner familienversichert sind, ändert sich durch eine nebenberufliche Selbstständigkeit in der Regel nichts an Ihrer Krankenversicherung. Es gibt jedoch Grenzen – sowohl bei der Arbeitszeit als Angestellte/r als auch bei der Einkommenshöhe aus der Selbstständigkeit. Werden diese Grenzen überschritten, kann die Krankenkasse Ihre Tätigkeit als hauptberuflich einstufen. Das kann unangenehme Folgen haben, etwa eine rückwirkende Umstellung auf eine freiwillige oder Pflichtversicherung sowie Beitragsnachzahlungen. Ein kurzes Gespräch mit Ihrer Krankenkasse vorab erspart Ihnen solche Überraschungen.
Datenschutz
Der Datenschutz betrifft Sie auf mehreren Ebenen. Am sichtbarsten ist Ihre Website, denn sie ist jederzeit öffentlich einsehbar. Dort benötigen Sie eine Datenschutzerklärung und ein Impressum.
Doch der Datenschutz beginnt schon früher: Wie speichern Sie Kundendaten? Wie gehen Sie mit sensiblen Informationen um? Wenn Sie Dienstleister nutzen, beispielsweise für Newsletter, Terminbuchung oder Website-Hosting, müssen Sie mit diesen Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließen.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für alle, somit auch für Soloselbstständige. Das mag zunächst nach viel Aufwand klingen, doch für die meisten, die vor Ort mit Menschen arbeiten, bleiben die Pflichten überschaubar. In der Regel benötigen Sie keinen externen Datenschutzbeauftragten und die Anforderungen sind für kleine Unternehmen und Soloselbstständige weniger umfangreich als für große Unternehmen.
Trotzdem sollten Sie das Thema nicht ignorieren. Wenn Sie sensible Daten sammeln – zum Beispiel im Rahmen von Coaching, Therapie oder Körperarbeit –, sollten Sie sich frühzeitig damit beschäftigen, wie diese Daten geschützt werden können. Das schafft nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch Vertrauen bei Ihren Kunden.
Formulare und AGB
Ein Thema, das viele erst spät bedenken: Was muss unterschrieben oder schriftlich festgehalten werden, bevor Sie mit jemandem zusammenarbeiten?
Das hängt von Ihrer Tätigkeit ab. Wer in einem sensiblen Bereich arbeitet, beispielsweise im Bereich psychologisches Coaching, Körperarbeit oder Therapie, sollte vorab klären, ob eine Schweigepflichtvereinbarung oder ein Hinweis, dass die eigene Arbeit keine ärztliche oder Heilbehandlung ersetzt, sinnvoll ist. Viele Berufsverbände stellen dafür passende Vorlagen zur Verfügung.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind am Anfang nicht zwingend nötig, können aber sinnvoll sein. Besonders, wenn Sie Kurse oder Gruppenangebote anbieten, lohnt es sich, einige grundlegende Punkte schriftlich zu regeln. Was passiert bei einer kurzfristigen Absage? Wie ist das Honorar geregelt und wie läuft die Bezahlung? Solche Regelungen schaffen Klarheit für Sie und Ihre Kunden.
Wenn Sie die Themen in diesem Bereich für sich geklärt haben, haben Sie die Anmeldung erledigt, Ihre Finanzen im Griff, Ihre Organisation geregelt und wissen, worum Sie sich bei der Absicherung kümmern sollten. Das gibt Ihnen Sicherheit und die Klarheit, die Sie brauchen, um loszulegen.
Vieles davon ist sicherlich kein Herzensthema. Gerade deshalb ist es wichtig, dass Sie diese Dinge erledigt haben, damit Sie mit einem guten Gefühl starten und sich voll und ganz auf die Arbeit mit Ihren Kunden konzentrieren können.